O que é o eSocial?
O eSocial é parte do sistema de escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem ao Fisco, de forma unificada, ou seja, em um único documento digital, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos, contribuintes individuais etc.
Inicialmente, o eSocial teve outras denominações, entre as quais “Folha de Pagamento Eletrônica – eFopag”; entretanto, essa nomenclatura não traduzia a abrangência do sistema, o qual vai muito além da simples folha de pagamento.
Como já dissemos, o eSocial irá unificar todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na sua vida laboral desde o momento da contratação até a rescisão contratual. Portanto, constituem informações a serem enviadas via eSocial, entre outras: o registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, afastamentos do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, exames médicos etc.
O sistema visa simplificar o cumprimento das diversas obrigações principais e acessórias dos empregadores. Portanto, haverá uma racionalização do trabalho, pois, com a sua implantação, os dados que hoje devem ser informados a cada órgão público separadamente e em datas diversas passam a ser prestados uma única vez e em um só ambiente digital. Dessa forma, cada órgão público buscará no sistema em comento as informações a ele relativas.
Portanto, as empresas terão uma simplificação nos seus processos de cumprimento de obrigações, porém isso exigirá não só a organização das informações, como também a sua centralização nos departamentos responsáveis pela inserção dos dados no sistema. Dessa forma, para que os dados sejam captados de forma correta e em tempo hábil, é imprescindível que a comunicação entre os vários departamentos envolvidos (recursos humanos, departamento de pessoal, jurídico, contábil etc.) seja transparente e efetiva.
Além disso, os profissionais responsáveis pela inserção dos dados devem ser treinados de forma a proceder corretamente tais inserções, evitando não conformidades e até mesmo a impossibilidade do envio dos dados no tempo exigido.
O eSocial irá, gradativamente, substituir, entre outros, os seguintes documentos:
a) a Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
b) o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
c) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
d) registro do empregado em livros ou fichas de registro;
e) comunicação de férias coletivas ao Ministério do Trabalho.
Os benefícios assegurados pelo Sped aos empregadores serão:
a) simplificação do cumprimento das obrigações acessórias que passam a ser efetuadas em um só ambiente digital, eliminando o preenchimento e o envio de vários documentos;
b) redução de custos com considerada diminuição do uso de papel, o que também acarretará menor utilização de espaço físico;
c) racionalização do trabalho e maior controle dos serviços relativos às áreas correspondentes (trabalhista e previdenciária);
d) acesso fácil e rápido às informações tanto por parte das empresas, como por parte das fiscalizações dos órgãos competentes;
e) maior qualidade e controle das informações prestadas.
Para o Fisco, o eSocial apresentará, entre outras, as seguintes vantagens:
a) redução significativa da sonegação;
b) facilidade e rapidez nas fiscalizações;
c) melhoria na qualidade das informações prestadas pela empresa;
d) efetividade no cruzamento de dados.
Com a implantação do sistema, os trabalhadores poderão vir a ter:
a) acesso às suas informações relativas ao contrato de trabalho;
b) ciência do recolhimento das suas contribuições previdenciárias;
c) ciência dos depósitos relativos ao FGTS.
Como se verifica, o sistema trará vantagens para todos os envolvidos; entretanto, no primeiro momento exigirá grande esforço das empresas visando ao seu preparo tecnológico e de pessoal, que deverá ser treinado para o bom desempenho das suas novas atribuições.
Por abranger toda a vida laboral do trabalhador, incluindo os tributos e demais obrigações decorrentes do exercício de atividade, o eSocial conterá informações de interesse de diversos órgãos públicos ligados ao âmbito do trabalho e previdenciário.
Dessa forma, terão acesso ao sistema:
a) a Receita Federal do Brasil (RFB);
b) o Ministério do Trabalho (MTb);
c) o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
d) a Caixa Econômica Federal (Caixa);
e) Conselho Curador do FGTS.
A Justiça do Trabalho também poderá vir a ter acesso ao sistema no tocante às reclamatórias trabalhistas.
Todos os órgãos mencionados continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém buscarão as informações em uma única fonte, o eSocial.
Fonte: OIB